Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения. Журнал учета рабочего времени — образец заполнения Как ведется журнал учета рабочего времени

Трудовое законодательство рекомендует всем работодателям вести учет рабочего времени сотрудников. Обязательной формой такого учета является форма Т-12. Иногда руководители по собственной инициативе заводят журнал учета рабочего времени. Рекомендации по ведению такого журнала вы найдете в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени: законодательная база

При условии строгого следования положениям ТК РФ вероятность возникновения проблем и споров по поводу рабочего времени и его оплаты исключительно низка. Рабочее время, в общем виде, - это период времени, в течение которого сотрудник занят выполнением своих трудовых обязанностей, прописанных в условиях трудового соглашения и правилах внутреннего трудового распорядка .

Любая компания, не зависимо от формы собственности и юридического статуса, должна вести учет времени, отработанного сотрудниками. В этом заинтересован и работодатель, и сами сотрудники.

Для сотрудника такой учет является гарантией того, что его не заставят работать сверх установленной нормы (40 часов в неделю), а вся сверхурочная работа будет надлежащим образом оплачена. При этом объем такой дополнительной работы не будет превышать 4 часа в течение двух дней подряд или 120 часов в год.

Для работодателя такой учет дает возможность контролировать фактически отработанное его сотрудниками время, отслеживать опоздания и прогулы, распределять время для командировок, отпусков и больничных. При этом трудолюбивые и дисциплинированные сотрудники будут материально стимулированы, а нарушители получат соотвествующие взыскания и штрафы.

Еще большее значение для обеих сторон имеет учет рабочего времени в случае почасовой системы оплаты труда.

Обратите внимание

Если сотрудник отсутствует на работе в течение всего дня без уважительных причин, то такой проступок квалифицируется законом как прогул. Однократное нарушение может привести к замечанию или выговору, повторное - к увольнению по статье. Такое право дает работодателю ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Основные способы учета рабочего времени

Строгого определения способов, которыми должен осуществляться учет отработанных часов, в трудовом кодексе нет. Обычно для выполнения данной процедуры назначают ответственного. Он контролирует время прихода и ухода сотрудников, порядок назначения сверхурочной работы, соблюдение графика работы . Назначение ответственного происходит либо приказом руководства, либо указанием в трудовом соглашении с этим работником дополнительной обязанности по учету.

В настоящее время в нашей стране принято осуществлять учет отработанных часов тремя способами:

1. ежедневно
2. еженедельно
3. суммарно за год.

Следует отметить, что это наиболее распространенные учетные периоды, на практике руководство предприятия может установить для контроля любой другой отрезок времени.

Однако нужно иметь в виду, что по закону максимальный учетный период равен одному году, а для работ с вредными условиями труда - три месяца. Обычно руководство определяет учетный период в соответствии с графиком работы каждый конкретной штатной единицы.

Оформление журнала учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени (форма Т-12) обязательно для любой организации. В отличие от него, журнал учета рабочего времени сотрудников заводится исключительно по инициативе руководителя. Для этого есть две причины.

Журнал учета рабочего времени является источником данных для табеля, который ведется в бухгалтерии и отделе кадров.

Такой журнал помогает руководителю следить за трудовой дисциплиной и получать достоверные сведения о том, сколько времени проводят его сотрудники на своих рабочих местах.

Для дисциплинированных и добросовестных работников наличие такого журнала является дополнительной гарантией, что все отработанные сверхурочно часы будут надлежащим образом оплачены.

Читайте также:

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Сотрудник, ответственный за ведение данного учетного документа, определяется руководством самостоятельно. Назначение осуществляется одним из двух способов:

В последнем случае в трудовом соглашении или должностной инструкции ответственного за ведение журнала следует добавить эту дополнительную обязанность.

Ведение журнала учета рабочего времени

Выше уже шла речь о разных способах учета отработанных часов. Каждое предприятие в соответствии с графиками работ своего персонала может установить любую периодичность внесения записей в журнал. Как правило, она бывает следующей:

ежедневной (в случае стандартной рабочей недели);

еженедельной (в случае, если сотрудники приходят на работу не каждый день, например, при сменном режиме работы);

с периодичностью, установленной Положением о делопроизводстве компании (в случае суммированного учета при гибком или сменном графике).

Поскольку ведение журнала не является обязательным, то законодательством не установлено стандартной формы этого документа. Каждая фирма может разработать собственный вариант журнала и вносить в него все необходимые для учета данные. Практика показывает, что форма таблицы является наиболее удобным вариантом (это может быть печатная или электронная таблица) со следующим минимально необходимым набором граф:

В магазинах, торгующими специализированной канцелярской продукцией, можно приобрести подобный журнал. Он уже будет прошит, иметь титульный лист и содержать все необходимые графы для заполнения.

Часто руководство требует добавления дополнительных граф. Например, это может быть графа с информацией об обеденных перерывах или с данными о сверхурочных часах. Все эти дополнительные столбцы можно добавить в самостоятельно созданные электронные таблицы, которые потом распечатать. На многих современных предприятиях существует практика ведения электронных журналов учета.

Журнал обычно ведется в течение года, потом заводят новый. После окончания документа, его положено хранить в течение одного года.

Довольно часто в некоторых организациях можно наблюдать следующую картину - журнал находится на столе секретаря или вахтера, а сотрудники во время прихода или ухода самостоятельно делают в нем записи. Ценность таких сведений не высока.

Гораздо эффективнее вести такой журнал в электронном в виде.

Это может быть обычная таблица приложения Microsoft Excel, открывающая огромные возможности по учету рабочего времени - автоматический расчет отработанного времени, возможность составления отчетов по каждом сотруднику, сортировку и поиск по дате, фамилии и т.д.

Несмотря на то, что ненормированный график дополнительно не оплачивается, учитывать его все равно нужно. В этой статье вы узнаете, в чем заключаются особенности ненормированного графика работы, нужно ли вести журнал учета ненормированного рабочего времени, и как правильно это делать с помощью образца журнала.

Из этой статьи вы узнаете:

• особенности ненормированного графика;
• каким образом ведется учет дополнительно отработанных часов;
• зачем нужен журнал учета ненормированного рабочего графика;
• как правильно заполнить журнал учета ненормированного графика.

Как правильно вести журнал учета ненормированного рабочего времени

Временами на производстве существует необходимость в привлечении сотрудников к ненормированному рабочему графику. Этот тот случай, когда работник в день отрабатывает большее количество часов, чем установлено стандартными правилами. Так как этот вид работы не является сверхурочными часами, как правило, он не оплачивается дополнительно. Но это не значит, что учет дополнительно отработанных часов вести не надо, так как это ни на что не повлияет. Это не так. Прежде всего, это может повлиять на дополнительные дни к отпуску. Именно поэтому так важно вести учет всего отработанного времени сверх установленного.

Особенности ненормированного графика работы

Для начала, давайте определимся, что такое ненормированный график и чем он отличается от основного. Как мы уже говорили, самое важное это отличать сверхурочные часы от ненормированного графика. Если работодатель не отразит вероятность привлечения сотрудника к такому графику в трудовом договоре, то любые отработанные сверх нормы часы будут считаться сверхурочными и оплачиваться в двойном размере. Если же работодатель учел этот момент, то дополнительно отработанные часы не будут дополнительно оплачиваться, так как, подписав договор, сотрудник будет заранее согласен с подобными условиями.

Несмотря на то, что ненормированный график не оплачивается дополнительно, компенсация за него все-таки положена в виде дополнительных дней к отпуску. Как правило, количество дополнительных дней зависит от решения руководителя и сложности работы.

В случае, если в условиях трудового договора ненормированный рабочий график не предусмотрен, руководитель не может нарушать условия. А при острой необходимости должно быть подписано дополнительное соглашение.

После того, как вы разобрались во всех нюансах, необходимо разобраться, каким же образом учитывать все эти дополнительно отработанные часы, на основании которых будут предоставлены дополнительные дни к отпуску.

Как правило, во всех организациях, для учета дополнительных отработанных часов, командировок, сверхурочных ведется журнал учета рабочего времени. Такой журнал используется и при учете часов работы при ненормированном рабочем графике.

Заполнение журнала учета ненормированного рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль за деятельностью сотрудника и именно по нему можно определить фактически отработанное время сотрудником. Это нужно для того, чтобы не был преодолен предел возможных часов работы в неделю, что будет считаться нарушением.

Сотрудник должен соблюдать правила внутреннего распорядка. В случае, если работнику по тем или иным причинам нужно отлучиться, он заранее уведомляет об этом, а отметка о пропущенных часах указывается в журнале учета.

На практике, вопрос учета ненормированного графика вызывает немало проблем, так как помимо основного отработанного времени надо учитывать еще и дополнительные часы, которые дополнительно не оплачиваются. Важно во всех этих нюансах не запутаться.

Способ ведения регулируется внутренними документами, утвержденными руководителем.

Образец журнала учета ненормированного рабочего времени

В некоторых случаях, для учета отработанного времени используются табели учета рабочего времени, которые составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем и ответственным лицом. Но чаще всего ведется именно журнал учета ненормированного рабочего дня.

В журнале необходимо указать следующую информацию:

• название организации и наименование документа, в данном случае «журнал»;
• далее идет таблица с несколькими графами. В первой графе указывается номер по порядку;
• Ф.И.О. сотрудника и наименование структурного подразделения;
• табельный номер;
• описание поручения работодателя с указанием причины дополнительной работы сотрудника;
• дата, когда сотруднику нужно будет приступить к работе;
• время, в которое сотруднику нужно будет приступить к работе сверх установленного графика и время окончания;
• общая продолжительность отработанного в рабочий день времени.

Итак, как мы уже говорили, самое важное для работодателя правильно оформить взаимоотношения с сотрудником, чтобы избежать проблем с надзорными органами и инспекциями.

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.

В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?

При помощи журнала учета рабочего времени можно осуществлять контроль над дисциплиной сотрудников предприятия. Законодательство обязывает каждого работника придерживаться правил внутреннего распорядка в организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Бывает и такое, что работнику нужно уйти с работы в рабочее время. Если он сделает это без оповещения командира, то это будет квалифицироваться как прогул. Если же начальник будет поставлен в известность и в журнал будут внесены соответствующие записи, то сотрудник не понесет за отсутствие на трудовом месте никакого наказания.

Именно для таких обстоятельств и существует журнал учета – в него вносятся записи для точного определения фактически отработанного времени каждым из сотрудников производства.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

• дата начала и конца вписывания информации;
• сколько записей содержит;
• нумеровка тома;
• сколько времени его нужно хранить.

На обратной стороне документа присутствует поле, позволяющее его заверить и опечатать. Важно, чтобы штамп обязательно был проставлен на соответствующем месте (с пометкой М.П), прикасался к наклейке и ленте.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

• дисциплина персонала предприятия;
• контроль над эффективностью трудового времени;
• начисление справедливого размера зарплаты;
• учет времени простоя;
• отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
• расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В журнал также можно внести отметки о:

• прогулах;
• задержках;
• опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

• на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
• руководитель отдела, где осуществляется контроль;
• один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Кто за него отвечает

Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.

Еще одним вариантом является приказ руководства предприятия. Это значит, что сотрудник, который ведет журнал учета, несет административную ответственность.

В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.

Если происходит увольнение сотрудника, заполняющего журнал, руководитель должен выдать новый приказ о назначении нового ответственного лица.

Смежные условия

Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.

Ведение книги учета дает множество преимуществ, среди которых:

• повышается качество работы трудового персонала;
• эффективно используется время работы;
• оптимизация труда работников;
• всесторонняя оценка возникшей ситуации, что помогает избежать или решить многие конфликтные ситуации.

Учет рабочего времени может происходить с такой периодичностью:

Последний вариант подходит для тех организаций, которые осуществляют свою деятельность 24 часа в сутки.

Способы заполнения и контроль

Основным документом, который используется для контроля сотрудников на предприятии, является журнал учета, но вместе с ним используются и другие методы. К ним можно отнести электронный пропуск в виде магнитной карточки. С ее помощью можно четко отслеживать время прибытия и отбытия сотрудников.

Самым современным способом является биометрический учет, так как он предполагает проверку отпечатков пальцев сотрудников.

В законодательстве отсутствуют особые требования к заполнению журнала учета. Их рекомендуется утвердить внутренними нормативными актами распоряжениями.

Журнал заполняется двумя способами. Первый из них предполагает, что ответственное лицо заполняет всю информацию, а другие работники заверяют внесенные данные подписью. В другом варианте ответственный сотрудник заполняет колонки с данными и ставит свою подпись.

Два эти способы имеют равную ценность, их заполнение требует выполнения таких норм:

• информацию записывать можно только ручкой – использование карандаша строго запрещается;
• данные вносятся разборчивым почерком;
• для изменения информации нельзя использовать корректор – лучше зачеркнуть текст одной чертой и сверху написать верные данные;
• нельзя оставлять пустых строк, и если они по какой-то причине уже образовались, то их нужно заполнить прочерком.

Сегодня допускается заполнение бланка журнала в электронном виде. Для этого используется специальная программа или мобильное приложение. Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.

Детали оформления

Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. Скачать образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете. Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.

Обычный журнал включает в себя такие колонки:

Перечень колонок может быть увеличена при необходимости. Но тут стоит учитывать, что документ не является обязательным с законодательной стороны, и некоторые колонки из него можно выбрасывать.

Журнал учета содержится ответственным лицом до окончания его заполнения.

Следует придерживаться таких правил делопроизводства:

• нумеровать все листы журнала;
• прошить книгу – нитки должны быть выведены на последний форзац, там их нужно завязать и оставить длину в семь сантиметров;
• на последней странице следует сделать пломбу в виде прямоугольника из бумаги, которую следует прикрепить к концам нити.

На прямоугольнике нужно прописать количество листов, поставить подпись руководителя или сотрудника, который ответственный за ведение журнала.

Особые случаи

Существуют организации, где сотрудников отправляют в командировки в нерабочее время. В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.

Журнал учета – это важный документ для правильной оценки работы сотрудников и начисления им заработной платы. В нем должна содержаться только достоверная информация. Если во время заполнения данных была сделана какая-то ошибка, неверные данные следует зачеркнуть и сверху надписать правильные сведения.

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Журнал учета рабочего времени – это документ, позволяющий придерживаться норм труда, а именно — соблюдать возможные часы работы сотрудников.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником. Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени. Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей. Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо - например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

• руководителем компании или структурного подразделения организации;
• работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Требования к оформлению

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы , журнал необходимо составить по форме:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
• или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

• для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
• для соблюдения дисциплины - контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
• для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
• для точного и достоверного расчета оплаты труда;
• для составления статистической отчетности по труду.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

• учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
• вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12