Что нового в порядке ведения кассовых операций. Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание Авансовые отчеты с 01.07

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами – таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия.

Госкомитет статистики обозначил перечень унифицированных форм отчетности, который действует и в 2016 году:

• кассовая книга;
• приходный ордер;
• ордер о расходовании средств;
• книга, где отражается принятие и выдача кассиром денежной массы;
• расчетно-платежная выписка;
• платежная ведомость.

Разрешается не подавать кассовые документы индивидуальным предпринимателям, контролирующим и заполняющим отчетность по доходной и расходной части или физическим значениям. Вести кассовую книгу предприниматели тоже не обязаны, однако по собственному желанию физлица это возможно – иногда документация по движению денег позволяет систематизировать порядок ведения бухучета.

Кассовая книга

Деньги, поступающие в кассу организации от реализации товара, обеспечения услуги или выполнения работ, должны быть учтены в специальной кассовой книге. Она может быть представлена в нескольких вариантах: бумажном (печатном) или электронном виде.

Если кассовая книга отпечатана в виде бланков, скрепленных в единое целое, бухгалтер пронумеровывает страницы еще до начала пользования документом, внизу ставится подпись предпринимателя и отвечающего за составление отчетности по фирме. Если кассовая книга хранится на флеш-устройстве или ПК, руководитель должен побеспокоиться о закрытом доступе для других сотрудников, чтобы избежать внесения в документ заведомо ложной информации. Подтверждением того, что электронной кассовой книге можно верить, будет электронная подпись.

Если кассовая книга оформлена в электронном варианте, листы тоже нумеруются, но делает это специальная программа. Распечатывать книгу лучше каждую неделю, чтобы после не запутаться в листах, ведь кассовая книга предоставляется 1 раз в год. Записи в папку вносятся непосредственно кассиром, основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Если деньги поступают от агентов, средства фиксируются в отдельных кассовых журналах, которые заполняются самими агентами.

Задача кассира – в конце каждой рабочей смены сверять информацию, взятую из кассовой книги, со сведениями, проходящими в кассовой отчетности, если все в порядке – результат фиксируется подписью с указанием остатка наличной денежной массы в кассе. Окончательную проверку делает бухгалтер, а затем и руководство организации.

Что делать, если в какой-то из дней отсутствовали кассовые операции? Остаток каждый раз забирать нет необходимости – сумма по остатку определяется тем днем, когда хозяйственная деятельность по движению денег осуществлялась.

Для чего нужен приходный и расходный ордера

Из названия приходного ордера сразу становится понятным, что этот документ отвечает за отображение поступающих наличных средств в кассу. Чаще всего ордера заполняются традиционно вручную, но также возможен вариант составления на ПК или при помощи печатной машинки. Помарки и исправления допускать нельзя, сделали ошибку – придется переделывать.

В приходный ордер всегда входят такие составляющие:

1. Регистрационный номер.
2. Название организации, возможно, отдел или указание филиала с определенным ОКПО.
3. Число, когда составлялся документ.
4. Нумерация счета или субсчета, для последующего отражения в бухгалтерском учете.

Если кассир выдает средства, в 2019 году заполняется расходный ордер. Ко всему прочему он заверяется начальством и главным бухгалтером.

Когда кассир может выдать деньги? Если у получателя на руках есть расписка с указанием суммы в рублях, обозначенной не цифрами, а словами, также при себе гражданин должен иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить его личность. Информация, находящаяся в представленных документах, записывается кассиром отдельно.

Для выдачи средств основанием также может послужить доверенность. Тогда в ордере следует зафиксировать имя человека, на которого выписана доверенность, этот документ прикладывается к ордеру.

Книга учета наличных

Если предприятие более крупное и на нем работает сразу несколько кассиров, в обязанности старшего кассира входит ведение книги учета денежных средств. В начале рабочей смены бухгалтер имеет право передавать деньги подотчетным лицам на нужды в отношении осуществления их профессиональной деятельности. Эти сотрудники ставят подпись в книге, а в завершение дня отдают остаток и снова расписываются.

Если деньги выдаются с целью выплатить зарплату, отчет включает в себя заполнение документации вплоть до даты, указанной в платежке. Наличные, которые числятся на остатке, каждый день кладутся в конверт, где определяется точная сумма, а после конверт передается бухгалтеру под расписку.

Что такое расчетно-платежная ведомость

Документ необходим для контроля за отработанным сотрудниками временем, начислениями, удержаниями и, наконец, выплатами работникам организации. Заполнением ведомости занимается бухгалтер, одного образца достаточно, чтобы обработать первичные документы, учитывая выработку, отработанные часы и т. д.

В 2016 году принято начислять заработную плату на банковские счета трудящихся, в этом случае оформляется расчетная ведомость. В ней фиксируются:

• зарплата к выдаче;
• социальная помощь;
• надбавки и премии;
• вычеты и удержания из зарплаты.

На титульном листе принято отражать совокупную сумму выплат, на которую после составляется расходный ордер, число заполнения последнего фиксируется в ведомости. Если кому-то из сотрудников не начислена заработная плата, напротив, в строке указывается «депонировано». Если расчет с сотрудниками происходит наличными, в дело вступает расчетно-платежная ведомость.

Как ведется платежная ведомость

Когда предприятие выдает зарплату или осуществляет другие виды выплат, информация всегда заносится в платежную ведомость. Некоторые кассиры по-прежнему ориентируются на расходный ордер, но опытные бухгалтеры отдают предпочтение учету в ведомости.

Окончательная проверка в 2019 году ложится на плечи главного бухгалтера, заверяет эту проверку руководство фирмы. Исправлений в отчетности быть не должно.

Изменения в Порядок ведения кассовых операций в 2019 году, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, вступили в силу с 19.08.2017. Эти изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, которое поменяло порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники, ввело новое правило оформления кассовых документов в электронной форме, а также изменило оформление и порядок выдачи подотчетных сумм. Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Как видим, кассовая дисциплина в 2017 году значительно изменилась.

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение кассовых операций в 2019 году.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром может быть только штатный работник учреждения. Внештатнику или договорнику возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции в 2019 году оформляются обязательными к применению унифицированными формами первичных учетных документов. Это формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88: приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001), расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002), кассовая книга (код ОКУД 0310004). При выдаче из кассы сумм заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. .

ВНИМАНИЕ! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что в настоящее время применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ, утв. Пост. Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин...», утв. МФ РФ от 30.08.1993 № 104, необязательно!

В том числе необязательными стали следующие формы:

• журнал кассира-операциониста;
• справка-расчет кассира-операциониста;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
• журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
• акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Такие нормы содержат правила ведения кассовых операций в 2019 году. О том, какие документы обязано формировать каждое учреждение, рассмотрим далее. Бланки доступны для скачивания.

Актуальные бланки и образцы

Итак, не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, выдача денег работнику учреждения следует оформить расходным КО.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером.

Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции должны быть зарегистрированы в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование онлайн-касс в 2019 году

Внедрение онлайн-касс у экономических субъектов происходит поэтапно. Так, в соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новая контрольно-кассовая техника может использоваться только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация КК-техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Поэтому с 1 июля пробивать чеки нужно только с помощью онлайн-касс.

Эти изменения пока не коснулись (пункты с 7 по 11 ст. 7 закона № 290-ФЗ) следующих ЭС:

• организаций и индивидуальных предпринимателей, не применявших ККМ на основании старой редакции 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015), в т. ч. выполняющих работы, оказывающих услуги населению и(или) являющихся налогоплательщиками на патентной системе (для ИП);
• организаций и ИП, являющихся налогоплательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности;
• организаций и ИП, осуществляющих торговлю с использованием торговых автоматов.

Все перечисленные выше лица вправе не применять ККМ до 01.07.2018.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54 в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 40 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По 54 закону, оператор фискальных данных обязан:

• хранить, обрабатывать и защищать от модификации фискальные данные, обеспечивая их конфиденциальность;
• передавать фискальные данные из ККМ в ФНС;
• отправлять покупателю чек в электронном виде и обеспечивать возможность онлайн-проверки чека.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь можно проверить через интернет за считаные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

Новостью для всех владельцев онлайн-касс стала появившаяся с 19 августа обязанность выполнять только через личный кабинет КК-техники следующие действия (Приказ ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/):

• отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
• сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
• сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме.

Что делать при неисправности онлайн-кассы

Многие пользователи онлайн-касс столкнулись с массовым сбоем 20.12.2017. В результате неясности ситуации с тем, как работать в такой ситуации, и боязнь штрафных санкций заставили закрыться многие торговые точки на территории всей страны. В результате ФНС в срочном порядке выпустила разъяснение, в котором пояснила порядок действий при массовом техническом сбое в работе ККТ (Письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867). В нем сделан вывод, что учреждения могут продолжать работать в этом случае без применения ККТ, применение штрафных санкций в этом случае не будет. После восстановления работоспособности системы пользователь должен сформировать коррекционный кассовый чек, в котором должна быть отражена общая сумма неучтенной по ККТ выручки.

А что делать в том случае, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация может вести деятельность без ее использования. В этом случае нужно выдать покупателю бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, для того чтобы избежать штрафа, необходимо ():

• сформировать по каждой операции коррекционный чек;
• в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать данный порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Для того чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (Письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то в настоящее время его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия может проверить не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины 2019

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2019 году наказуемо, как и в предыдущие годы. За такое правонарушение предусмотрен административный штраф по .

Итак, если кассовая дисциплина в 2019 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

• для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

С 1 июля 2017 года в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах нужно будет указывать идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Разумеется, если таковой имеется. Такие поправки в статью 169 Налогового кодекса внес Федеральный закон от 3 апреля 2017 г. № 56-ФЗ. А Постановлением от 25 мая 2017 № 625 Правительство РФ привело формы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры в соответствие с законом № 56-ФЗ.

Изменения в счете-фактуре с 1 июля 2017 года

Бланк счета-фактуры теперь дополнен новой строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а бланк корректировочного счета-фактуры – строкой 5 с таким же названием.

Эти показатели нужно будет указывать в документах, которые выставляются в рамках выполнения работ по государственным контрактам. Причем не только в счетах-фактурах, которые выставляют при реализации товаров (работ, услуг), но и в «авансовых» счетах-фактурах, а также корректировочных счетах-фактурах при изменении стоимости отгрузки.

Пример заполнения счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры

МРОТ в России с 1 июля 2017 года

• либо приобрести онлайн-ККТ;
• либо модернизировать имеющиеся старые кассы для работы в онлайн-режиме и зарегистрировать (перерегистрировать) их в электронной форме через личный кабинет.

Кто может не применять онлайн-кассы

Онлайн-кассы можно не применять для следующих видов деятельности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ):

• продавцы газет, журналов и сопутствующих товаров через киоски, если доля выручки от реализации прессы составляет не менее половины общего товарооборота;
• продавцы мороженного и безалкогольных напитков в розлив;
• те, кто занимается разносной торговлей, реализует продукцию на ярмарках, рынках и на выставках;
• те, кто торгует молоком, квасом, живой рыбой с автоцистерн;
• те, кто продает сезонные овощи, фрукты и бахчевые культуры.

А вот к 1 июля 2018 года приобрести онлайн-ККТ нужно тем, кто ранее был освобожден от применения ККТ:

• фирмам и предпринимателям, которые торгуют через торговые автоматы;
• фирмам и предпринимателям, оказывающим услуги населению с выдачей бланков строгой отчетности (БСО).

Электронный больничный лист появится с 1 июля

С 1 июля 2017 назначать и выплачивать пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам можно на основании электронных Соответствующие изменения внесены в:

• Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее – Закон № 255-ФЗ);
• Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" (далее – Закон № 323-ФЗ). Электронный больничный можно будет оформить с 1 июля 2017 только с письменного согласия пациента, застрахованного в системе обязательного социального страхования. Форму электронного больничного, а также порядок оформления и выдачи такого электронного документа установит Минздрав России по согласованию с Минтрудом России и ФСС РФ.

Электронной листок нетрудоспособности будет формироваться в информационной системе ФСС РФ и храниться в ней с усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника и медицинской организации.

Предполагается, что обмениваться информацией о больничных листах предприятиям, поликлиникам и ФСС можно будет через специальный программный ресурс, который появится в ближайшее время.

Введение электронных больничных не обязывает предприятия переходить на электронный формат. Традиционные листки нетрудоспособности не отменяются и продолжат действовать.

Ответственность за нарушения в области персональных данных с 1 июля 2017 года

С 1 июля 2017 года вступает в силу Федеральный закон №13-ФЗ от 07.02.2017 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях». Изменяется состав административных правонарушений в области персональных данных и ответственность за них.

Вместо одного общего состава – нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных – теперь будет семь оснований для привлечения к ответственности граждан, а также должностных и юридических лиц. По сравнению с действующими положениями предусмотрены значительно более строгие санкции.